Mỗi kỳ quyết toán thuế, hàng loạt doanh nghiệp bị loại chi phí không hợp lệ, kéo theo số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp tăng lên đáng kể. Nhiều khoản chi tưởng được trừ nhưng thực tế lại không đạt điều kiện theo quy định pháp luật. Vậy doanh nghiệp cần hiểu đúng “chi phí được trừ” là gì và làm sao để tránh sai sót? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ.
1. Chi phí hợp lệ là gì?
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đồng thời ba điều kiện sau:
- Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
➡️ Nếu một trong ba điều kiện trên không được đáp ứng, chi phí sẽ bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.
2. Các khoản chi phổ biến dễ bị loại
| Khoản chi | Lý do bị loại |
|---|---|
| Tiếp khách không có hóa đơn hoặc ghi sai nội dung | Thiếu chứng từ hợp pháp |
| Trả lương bằng tiền mặt nhưng không ký nhận | Không đủ chứng từ thanh toán |
| Chi mua hàng hóa dịch vụ không có hợp đồng | Không chứng minh được mục đích liên quan đến kinh doanh |
| Khấu hao tài sản không đăng ký | Không được ghi nhận hợp pháp |
| Chi thưởng, phúc lợi không ghi trong thỏa ước LĐ | Không đủ điều kiện được trừ theo Thông tư 96 |
Thực tế: Nhiều doanh nghiệp bị truy thu hàng trăm triệu đồng do chi phí phúc lợi nội bộ, quà tặng, hoa hồng… không đủ căn cứ chứng minh tính hợp lệ.
3. Cách phòng ngừa chi phí bị loại khi quyết toán thuế
✅ Kiểm soát hóa đơn, chứng từ
- Mọi chi phí phải có hóa đơn hợp lệ, thông tin khớp với giao dịch.
- Đối với chi trên 20 triệu đồng, phải thanh toán chuyển khoản và lưu rõ chứng từ.
✅ Rà soát kế toán định kỳ
- Thiết lập quy trình kiểm tra hóa đơn theo tháng/quý.
- Xây dựng danh mục các khoản chi có nguy cơ bị loại để giám sát chặt.
✅ Tư vấn luật, kế toán định kỳ
- Doanh nghiệp nhỏ thường không có bộ phận thuế riêng → nên thuê đơn vị tư vấn pháp lý kiểm tra định kỳ sổ sách và lập kế hoạch thuế.
✅ Lập kế hoạch chi phí – ghi nhận đúng
- Những khoản như: chi đào tạo, phúc lợi, quà tặng… cần được ghi rõ trong nội quy, thỏa ước lao động tập thể để đủ điều kiện được trừ.
4. Chế tài nếu khai sai chi phí
Theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi kê khai chi phí không đúng dẫn đến thiếu số thuế phải nộp sẽ bị:
- Phạt từ 20% – 35% số thuế bị thiếu
- Truy thu đủ số thuế
- Tính tiền chậm nộp 0.03%/ngày
Câu hỏi thường gặp (Q&A)
❓ Doanh nghiệp không chuyển khoản mà trả tiền mặt cho hóa đơn 25 triệu thì sao?
✅ Sẽ bị loại chi phí. Theo quy định tại khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí từ 20 triệu trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ.
❓ Chi tiền thưởng Tết cho nhân viên bằng tiền mặt có được trừ không?
✅ Chỉ được trừ nếu có căn cứ. Doanh nghiệp phải ghi rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính nội bộ, nếu không sẽ bị loại.
❓ Mua hàng hóa không ký hợp đồng, chỉ có hóa đơn, có được tính chi phí?
✅ Rất rủi ro. Trường hợp không ký hợp đồng nhưng có hóa đơn và chứng từ thanh toán rõ ràng vẫn có thể được chấp nhận, nhưng nếu xảy ra tranh chấp, cơ quan thuế có thể bác bỏ chi phí do thiếu cơ sở pháp lý.
Việc kiểm soát chi phí hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu nghĩa vụ thuế, mà còn tránh được các rủi ro bị truy thu, xử phạt khi quyết toán. Việc chủ động rà soát, có cố vấn pháp lý – kế toán chuyên nghiệp sẽ là chìa khóa để hoạt động tài chính của doanh nghiệp vững chắc và minh bạch.
————————–
Công ty Luật Anh Sĩ
Số 253AC2, đường số 4, KDC Hồng Phát, phường An Bình, TP. Cần Thơ
0782 902158
congtyluatanhsi@gmail.com
